Politique de confidentialité
1. Avant propos
La RGPD, qu’est-ce que c’est ?
La protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures. La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :
- Le responsable de traitement des données à caractère personnel
- La manière dont sont collectées et traitées vos données.
- Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
- Les destinataires à qui vos données sont transmises
- La politique du site en matière de gestion des cookies
Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet : https://www.afeji.org/mentions-legales/
2. Définitions
Promis, vous allez avoir l’esprit plus clair !
Une Donnée Personnelle (ou Donnée à caractère personnel) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex., le nom et le prénom) ou indirectement (ex., les cookies, le numéro de téléphone).
Une personne concernée est une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par le biais d’une ou plusieurs Données à caractère personnel traitées par l’AFEJI Hauts de France.
Un traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, comme : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la transmission de données (…)
Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.
Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.
3. Principes généraux
Des obligations juridiques nous en avons !
Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :
- Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement des données personnelles ne peuvent reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux) ;
- Finalités limitées : la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis ;
- Minimisation de la collecte et du traitement de données : seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées ;
- Conservation des données limitée dans le temps : le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées ;
- Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.
4. Responsable de traitement et sous traitant
Nous sommes responsables de vos données !
En tant que responsable de traitement, l’AFEJI Hauts de France s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles.
5. La collecte de vos données personnelles
Que savons-nous sur vous ?
Dans le cadre de nos différentes activités, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à permettre de vous identifier (« données personnelles »). C’est le cas notamment lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous êtes accueillis dans nos établissements ou services d’hébergement (Centre d’hébergement, accueil de jour, hébergement d’urgence, EHPAD, …), que vous participez à nos chantiers d’insertion, ou que vous êtes accueillis dans nos différents établissements et services médico-sociaux (IME, ITEP, Centres médico-psycho-sociaux, …).
La nature et la qualité des données personnelles collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec l’AFEJI Hauts de France. Les principales sont les suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale ou électronique, ainsi que toute information fournie par vous dans le cadre de votre demande de contact et le cas échéant, le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de vos échanges avec l’AFEJI Hauts-de-France.
- Données de la vie personnelle : habitudes de vie, situation familiale, nombre d’enfants.
- Données de la vie professionnelle : emploi, fonction, lieu de travail, compétences, numéro de téléphone ou adresse électronique.
- Données de connexion : ce sont toutes les informations dont nous avons besoin pour accéder à votre compte personnel, comme le mot de passe, et autres informations nécessaires à l’authentification et à l’accès à un compte.
- Données internet : ce sont vos données de navigation, telles que votre adresse IP.
- Données financières : données bancaires, un RIB, des ressources, un salaire.
- Données sensibles : l’AFEJI Hauts-de-France peut collecter des données sensibles vous concernant, telles que des données de santé (pathologie, traitement, état psychique par exemple), des données judiciaires (mesures de protection, condamnations pénales, jugements, …) ou des données de handicap. Ces données sont strictement nécessaires à votre accompagnement et à votre prise en charge par l’AFEJI Hauts-de-France.
- Données hautement personnelles : l’AFEJI Hauts-de-France peut collecter votre numéro de sécurité sociale lorsqu’il est nécessaire à la réalisation de sa mission (réalisation de démarches administratives pour votre compte, établissement de fiches de paye, …).
L’AFEJI Hauts de France veille à ce que la collecte de vos Données à caractère personnel soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités.
Vous êtes informés que certaines informations sont indispensables pour bénéficier de nos services (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de collecte, ces informations sont signalées par un astérisque). A défaut de nous les communiquer, nous ne serons pas en mesure de vous faire bénéficier des services concernés.
6. Le traitement de vos données personnelles
Pourquoi collectons-nous vos données ?
Nous collectons vos données personnelles pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.
Dans le cadre de la gestion de notre site internet, l’AFEJI Hauts de France utilise notamment les données personnelles comme suit :
| Finalités | Données personnelles collectées | Fondement juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Nous utilisons ces données afin de : - Vous contacter lorsque vous remplissez le formulaire de contact, ou déposer votre candidature - Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques (si accord) - Vous envoyer notre Newsletter ou des informations personnalisées sur nos services en cas d’inscription | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Internet | Consentement | Les données récoltées par le biais du formulaire sont conservées durant 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact Conservation des coordonnées aux fins d’envoi de la Newsletter et de communications jusqu’à désinscription (via le lien de désinscription) |
| - Vous proposer des services personnalisés - Contrôler et améliorer nos sites Internet et nos applications ; - Sécuriser nos sites Internet/applications et assurer notre et votre protection contre la fraude. | - Identité - Internet | Intérêt légitime | Vos données de navigation sur notre site internet sont conservées pour une durée maximale de 13 mois |
Dans le cadre de ses activités d’insertion et d’aide par le travail, l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :
| Finalités | Données personnelles collectées | Fondement juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| - Gérer le recrutement des candidats et vous recontacter en cas d’offre correspondant à votre profil - Créer et suivre le dossier d’inscription | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Internet - Données sensibles | Exécution de mesures précontractuelles | Conservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation. |
| -Constituer une CVthèque pour recontacter les candidats en cas d’offre correspondant à leur profil | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle | Intérêt légitime | Conservation 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat |
| - Conclure et exécuter le contrat de travail avec le salarié - Conclure et exécuter les Conventions d’engagement réciproques avec le salarié - Créer et suivre le dossier d’inscription - Gérer et suivre les salariés (établissement des payes, suivi des absences et congés, mutuelle, notes de frais) - Exécution des déclarations sociales et obligations juridiques et fiscales, telles que la gestion du prélèvement à la source ou la déclaration des heures à l’ASP - Gestion et suivi de la formation professionnelle des salariés - Mise en place de rendez-vous d’accompagnement, d’ateliers collectifs et études des freins à l’insertion professionnelle - Suivi des demandes d’agréments PASS IAE et liens avec Pôle Emploi et les prescripteurs IAE - Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière - Suivre notre relation contractuelle | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Internet - Données sensibles | Exécution d’un contrat | Conservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation. |
| - Gérer votre participation à des enquêtes de satisfaction pour prendre en compte votre avis et vos suggestions | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle | Intérêt légitime | Conservation 3 ans à compter de l’enquête |
| - Adresser des communications d’informations aux salariés et proposer nos services s’ils ont donné leur consentement (Newsletter, e-mailings, … etc) | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle | Consentement | Conservation jusqu’à votre désinscription (via le lien de désinscription). |
Dans le cadre de ses diverses activités d’hébergement et d’accueil (Accueil de jour, Centre d’Accueil pour demandeurs d’asile, Centres d’hébergement d’urgence, CHRS, Résidences Séniors, EHPAD, MARPA, MAS, Foyers de vie et d’hébergement, Habitats Inclusifs et partagés ou encore Service de logement pour femmes victimes de violences conjugales et Maisons d’enfants), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :
| Finalités | Données personnelles collectées | Fondement juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| - Gérer et suivre les dossiers d’admission et les Commissions d’admission | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Données sensibles | Exécution de mesures précontractuelles | Conservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation. |
| - Gérer et suivre les accueils - Conclure et exécuter les contrats de séjour ou d’hébergement - Gérer et adapter la prise en charge à vos besoins via la réalisation d’un projet de vie ou projet personnalisé d’accompagnement notamment - Réaliser les états des lieux lors de votre installation - Vous accompagner dans la réalisation des formalités administratives (courriers et transmission de dossiers aux organismes) - Réaliser un accompagnement médico-social adapté à vos besoins (réinsertion professionnelle, suivi psychologique, …) - Gérer et suivre les évènements indésirables - Gérer et suivre vos soins médicaux (prise de rendez-vous médicaux, gestion des renouvellements de médicaments, réalisation de soins par les infirmières selon le projet de soins établi par l’usager ou son représentant) - Gérer et adapter les repas en fonction des régimes alimentaires - Installer et gérer un dispositif de téléassistance et de surveillance afin de garantir votre sécurité - Echanger avec les familles et les professionnels de santé - Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Données sensibles | Exécution d’un contrat ou Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitaux | Conservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation. |
| - Évaluer la satisfaction des usagers et prendre en compte leur avis | - Identité - Vie personnelle | Intérêt légitime | Conservation 3 ans à compter de l’enquête |
Dans le cadre de ses diverses activités d’accompagnement médico-éducatif, médico-psycho-pédagogique ou encore médico-social (IME, ITEP, SESSAD, Centre d’action médico-social précoce, Centre médico-psycho-pédagogique, SAVS, service d’Accompagnement parental, service d’aide à la mobilité, service enfance famille, service d’urgence sociale ou les équipes mobiles ASE), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :
| Finalités | Données personnelles collectées | Fondement juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| - Gérer et suivre les dossiers de demande de prise en charge, les dossiers d’inscriptions de vos enfants et les demandes d’admission des caisses, de la MDPH ou des assistantes sociales | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Données sensibles | Exécution de mesures précontractuelles | Conservation 3 ans à compter du dernier contact en cas de non prise en charge |
| - Conclure et exécuter le contrat de séjour et/contrat d’accompagnement - Gérer et organiser le suivi administratif du dossier (demande de prise en charge des frais de séjour) - Elaborer et suivre le projet personnel d’accompagnement (PPA) - Gérer et mettre en place des rendez-vous d’accompagnement et de suivi - Gérer et prendre en charge les demandes de signalement - Réaliser des enquêtes de terrains auprès des familles - Mettre en place un accompagnement thérapeutique, éducatif et pédagogique (mise en place de réunions de coordination, participation aux réunions ESS, réunion clinique et réalisation de bilans) - Mettre en place un accompagnement psychologique (organisation et suivi des séances) - Vous accompagner dans la réalisation des formalités administratives (courriers et transmission de dossiers aux organismes) - Réaliser un accompagnement médico-social adapté à vos besoins - Vous accompagner dans l’organisation et le suivi de vos soins médicaux (prise de rendez-vous médicaux, gestion des renouvellements de médicaments) - Rédaction de rapports aux autorités judiciaires et suivi des placements - Organiser des ateliers d’échanges et des activités - Echanger avec les familles - Suivre les temps de présence en classe - Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Données sensibles | Exécution d’un contrat ou Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitaux | Conservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation. Conservation le temps de l’accompagnement et 5 ans après la fin de la relation. |
Dans le cadre de ses diverses activités de service de soins (Service de soins à domicile, Hôpital de jours), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :
| Finalités | Données personnelles collectées | Fondement juridique | Durées de conservation |
|---|---|---|---|
| - Gérer et suivre les dossiers de demande de prise en charge, les dossiers d’admission et demandes d’admissions - Gérer et suivre les soins médicaux et paramédicaux (ordonnances, examens, suivi des soins) - Gérer les urgences médicales - Faire le lien avec les professionnels de santé - Echanger avec les familles - Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Données sensibles Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitaux Conservation du dossier médical 20 ans à compter de la sortie de l’établissement ou de l’arrêt des soins. | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Données sensibles | Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitaux | Conservation du dossier médical 20 ans à compter de la sortie de l’établissement ou de l’arrêt des soins. |
Dans le cadre de ses autres activités de service (Service de répit des aidants ou encore la crèche multi-accueil), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :
| Finalités | Données personnelles collectées | Fondement juridique | Durées de conservation |
|---|---|---|---|
| - Gérer les demandes d’admission et dossiers d’inscription | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Internet - Données sensibles | Exécution de mesures précontractuelles | Conservation 3 ans à compter du dernier contact en cas de non prise en charge |
| - Conclusion et exécution du contrat de mandat et du contrat de prise en charge - Prendre en charge la garde de votre enfant et mettre en place des activités adaptées - Gérer le recrutement des relayeurs - Suivi de l’exécution des contrats de travail des relayeurs (établissement des bulletins de paye) - Exécution de vos déclarations sociales et obligations juridiques et fiscales, telles que la gestion du prélèvement à la source - Conclusion et exécution de toute autre mission que vous nous auriez confié contractuellement - Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière | - Identité - Vie personnelle - Vie professionnelle - Informations économiques - Internet - Données sensibles | Exécution d’un contrat | Conservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation. |
7. Le partage de vos données personnelles
On ne les transmet pas à n’importe qui !
L’AFEJI Hauts de France s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés, en vertu de dispositions légales, tels que :
- L’administration fiscale,
- Les organismes de sécurité sociale,
- Les administrations de la justice, de la police et de la gendarmerie,
- Les huissiers de justice.
Nous pouvons également être amenés, lorsque cela est strictement nécessaire à la réalisation de nos services, à partager vos données à nos prestataires auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom, telles que :
- Editeurs des logiciels du Dossier de l’Usager Informatisé (DUI)
- Socianova (Logiciel OGIRYS)
- Teranga Software (Logiciels NETSoins et NETVie)
- Informatique Service 34 (Logiciel Geckos)
- Etc…
- Hébergeur du site internet
- Prestataire informatique
Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.
Hormis aux destinataires cités ci-dessus, ainsi qu’à nos différents partenaires médico-sociaux (Hôpitaux, médecins, infirmiers ou encore associations partenaires, …), dans le cadre uniquement de votre accompagnement, nous ne transmettrons jamais vos données sans avoir obtenu votre consentement préalable ou si cela n’est pas nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous, ou l’exécution de notre mission d’intérêt public, ou de la préservation de vos intérêts vitaux. En outre, ne leur sont communiqués que les informations dont ils ont besoin pour la réalisation du service. Il leur est également demandé de ne pas utiliser les données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos données.
Dans son activité, l’AFEJI Hauts de France n’est pas amené à vendre vos données.
8. Les durées de conservation de données
Et oui, vos données personnelles ont aussi une durée de vie !
Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous les collectons, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales (cf. article 6).
Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :
- Les besoins des activités de l’AFEJI Hauts de France
- Les exigences contractuelles
- Les obligations légales
- Les recommandations des autorités de contrôle
9. Les mesures de sécurité
Nous prenons et prendrons toujours soin de vos données !
L’AFEJI Hauts de France s’engage à protéger les données personnelles que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.
Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements l’AFEJI Hauts de France a mis en place :
- Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes et services de traitement ;
- Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
- Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
10. Les transferts de données hors union européenne
Un voyage bien organisé !
L’AFEJI Hauts de France héberge et traite vos données uniquement en France ou au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).
Toutefois, il est possible que les données que nous recueillons lorsque vous utilisez nos services soient transférées dans d’autres pays, par exemple si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Union Européenne.
En cas de transfert de ce type, nous garantissons que le transfert est effectué :
- Soit vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les réglementations européennes exigent ;
- Soit qu’il est encadré par des clauses contractuelles types ;
- Soit qu’il est encadré par des règles internes d’entreprise.
11. Vos droits sur vos données
Vous avez toutes les cartes en main !
Sur les données à caractère personnel que nous collectons/traitons, vous pouvez exercer les droits suivants :
- Droit d’accès: Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous.
- Droit de rectification : Vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction ou une clarification de vos informations personnelles.
- Droit de suppression: Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles.
- Droit d’opposition : Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données.
- Droit à la limitation: Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions.
- Droit à la portabilité : Dans certaines conditions, vous pouvez recevoir directement toutes les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies ou demander que celles-ci soient transmises à un autre responsable de traitement, dans un format structuré.
- Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné (Loi pour une République Numérique – en savoir plus).
Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits sur simple demande auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’AFEJI Hauts de France, à l’adresse suivante : dpo@afeji.org.
Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le traitement de données personnelles concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité pourra vous être demandé.
Si vous estimez, après avoir nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
12. Mise à jour de la politique de confidentialité
La présente politique sera revue en fonction des évolutions des textes. Il est recommandé de la consulter régulièrement sur ce site internet.
Date de dernière mise à jour, le 01/02/2026.